Ranger ses factures fournisseurs avec Gmail et Drive : le tuto en 3 étapes

Fin de mois, le comptable réclame les factures fournisseurs. Une est dans un mail de la semaine dernière, une autre dans le dossier des téléchargements. On passe une soirée à les rassembler, et il en manque souvent une.

La cause est simple : les factures arrivent par plusieurs chemins, et rien ne les range à l'arrivée. Voici comment régler ça gratuitement, avec Gmail et Google Drive, puis ce qu'on peut automatiser derrière. C'est l'épisode 2 de notre série vidéo « Je vous montre », qui fait suite au tuto Gmail sur les filtres et les libellés. La vidéo ci-dessus montre chaque clic.

Comment ranger ses factures fournisseurs gratuitement ?

Avec trois gestes dans Gmail et Drive : un dossier par mois, un clic pour enregistrer chaque facture, et un filtre qui envoie le tout à votre comptable. Il faut un quart d'heure pour tout installer, et rien à acheter.

Si vous avez suivi l'épisode 1, vous avez déjà un libellé « Factures » dans Gmail et un filtre qui y range les mails contenant le mot « facture ». C'est le point de départ. Si ce n'est pas le cas, l'épisode 1 le montre en trois minutes.

Pourquoi un dossier par mois, et comment le nommer ?

Parce que votre comptable, comme vous, raisonne par période. Créez dans Drive un dossier « Factures fournisseurs », dedans un dossier par année, puis un dossier par mois. Mettez le numéro du mois devant le nom : « 01 Janvier », « 02 Février ». Ils se rangent ainsi dans l'ordre, janvier en haut, décembre en bas, au lieu de l'ordre alphabétique qui place avril avant janvier.

Vous pouvez donner à votre comptable un accès en lecture seule à ce dossier. Il va chercher lui-même ce qui lui manque, et vous n'avez plus à renvoyer les mêmes fichiers.

Comment enregistrer une facture dans Drive en un clic ?

Ouvrez le libellé Factures, puis le mail du fournisseur. Passez la souris sur la pièce jointe : une icône « Ajouter à Drive » apparaît, qui vous propose un emplacement. Choisissez le dossier du mois. Le geste prend deux secondes.

Le détail qui compte, c'est le nom du fichier. Dans Drive, clic droit, « Renommer », et vous écrivez la date, le fournisseur et le montant, dans cet ordre : « 2026-11-04 Quincaillerie du Sud 240 ». Six mois plus tard, la recherche de Drive retrouve toutes les factures de ce fournisseur d'un coup, classées par date.

Pour que ça reste tenable, fixez un moment : le vendredi, dix minutes. Vous ouvrez le libellé Factures, vous rangez toutes celles de la semaine, et vous passez à autre chose. Ranger une facture à la fois toute la semaine, c'est ce qui finit par ne plus être fait.

Comment envoyer les factures au comptable avec un filtre Gmail ?

Avec un filtre de transfert. D'abord, l'adresse : roue crantée, « Voir tous les paramètres », onglet « Transfert et POP/IMAP », puis « Ajouter une adresse de transfert », et vous saisissez l'adresse de votre comptable. Gmail lui envoie un message de confirmation, qu'il doit valider de son côté.

Ensuite, le filtre. Dans la barre de recherche, ouvrez les réglages à droite. Dans « Contient les mots », tapez facture, et cochez « Contenant une pièce jointe ». Cliquez sur « Créer un filtre », appliquez le libellé Factures et cochez « Transférer à », avec l'adresse de votre comptable. Chaque facture qui arrive part chez lui, sans que vous y touchiez.

Deux précautions avant de l'activer. Prévenez votre comptable, pour qu'il sache d'où viennent ces mails. Et testez d'abord le filtre avec votre propre adresse : un filtre trop large transférerait aussi des mails qui n'ont rien à voir avec une facture. Un filtre se règle en une minute, une erreur de transfert se rattrape moins bien.

Sur Outlook, c'est la même idée, avec les règles et OneDrive. Et comme les noms des menus de Gmail et de Drive évoluent de temps en temps, si un intitulé ne correspond plus à ce que vous voyez, cherchez-le dans les paramètres : la fonction existe presque toujours sous un autre nom.

Jusqu'où peut-on automatiser le traitement des factures ?

Jusqu'à supprimer la ressaisie. Ce que je viens de décrire range les factures. Il reste la saisie : retaper le fournisseur, la date et le montant dans le logiciel de gestion ou de comptabilité. C'est la partie qui prend le plus de temps, et c'est là qu'une automatisation devient utile.

Chez un de nos clients, on est allés plus loin. Les factures fournisseurs au format PDF sont lues une par une par une IA, qui retrouve le fournisseur, la date et le montant, et prépare l'écriture dans son logiciel de gestion. Il n'y a plus de ressaisie. Chaque écriture est relue et validée par le client lui-même : le répétitif est automatisé, le contrôle reste chez lui. Je n'annonce pas de gain de temps chiffré, il n'a pas été mesuré.

Cette lecture automatique, Gmail et Drive ne savent pas la faire : ils rangent un fichier, ils ne lisent pas ce qu'il contient. Si vous voulez voir ce que ça donnerait sur vos propres factures, notre page services détaille ce que Vexo met en place, et la page réalisations montre des cas concrets.

Par où commencer ?

Dans cet ordre, avec ce que vous avez déjà :

• Créez le dossier « Factures fournisseurs » dans Drive, avec l'année et les mois numérotés.
• Créez le libellé et le filtre de l'épisode 1 si vous ne l'avez pas encore fait.
• Prenez l'habitude du vendredi : dix minutes pour ranger le libellé Factures dans le dossier du mois.
• Ajoutez le filtre de transfert à votre comptable, après l'avoir prévenu et testé avec votre adresse.
• Si la saisie vous prend encore des heures, parlez-en : c'est l'étape qui s'automatise.

Pour savoir si la saisie de vos factures peut être automatisée chez vous, réservez un audit gratuit et sans engagement. S'il n'y a rien à automatiser, on vous le dit. Les autres tutos de la série, dont le devis envoyé le jour même, sont sur notre chaîne YouTube.

Sylvain Doublet, fondateur de Vexo. Dix ans de conduite de travaux en plomberie et CVC avant d'automatiser la paperasse des entreprises. Mon parcours.