Tuto Gmail : ranger sa boîte mail avec les filtres, les libellés et les modèles

Si votre journée commence par une heure dans vos mails, le problème vient rarement du nombre de messages. Il vient du fait que tout arrive au même endroit : la demande d'un client, la facture d'un fournisseur, la promo du mois, la relance du comptable. Vous triez à la main, chaque matin, ce que Gmail pourrait trier à votre place.

Ce tuto montre comment ranger une boîte Gmail gratuitement, sans rien installer, en un quart d'heure. C'est l'épisode 1 de notre série vidéo « Je vous montre », et la vidéo ci-dessus reprend chaque clic. Voici les mêmes étapes par écrit, pour les suivre à votre rythme.

Par quoi commencer pour ranger sa boîte Gmail ?

Par trois libellés. Un libellé, c'est un tiroir : Gmail le colle sur un mail, et vous retrouvez tous les mails de ce tiroir d'un clic dans la colonne de gauche.

Dans cette colonne, tout en bas, cliquez sur « Créer un libellé ». Créez-en trois : Clients, Fournisseurs, Factures. Passez ensuite la souris sur chaque libellé, cliquez sur les trois petits points, puis sur « Couleur du libellé » : une couleur par tiroir, pour les repérer d'un coup d'œil dans la liste.

Pourquoi trois ? Parce qu'au-delà, on ne s'en sert plus. Une boîte avec quinze libellés finit avec quinze tiroirs à moitié vides et des mails rangés nulle part. Ces trois-là couvrent l'essentiel du courrier d'une petite entreprise. Vous ajouterez un quatrième tiroir le jour où un vrai besoin apparaîtra.

Comment créer un filtre Gmail qui range tout seul ?

Un filtre Gmail est une règle que vous donnez une fois et que Gmail applique à chaque mail qui arrive. Le plus simple est de partir d'un mail existant :

• ouvrez un mail d'un de vos fournisseurs ;
• en haut à droite, cliquez sur les trois points, puis sur « Filtrer les messages similaires » ;
• Gmail préremplit l'adresse de l'expéditeur : cliquez sur « Créer un filtre » ;
• cochez « Appliquer le libellé » et choisissez Fournisseurs ;
• cochez aussi « Appliquer également le filtre aux conversations correspondantes », puis validez.

Cette dernière case est celle qu'on oublie le plus souvent. Avec elle, tout l'historique de ce fournisseur se range d'un coup, en plus des mails à venir. Refaites la même chose pour vos deux ou trois fournisseurs principaux, puis pour vos clients réguliers avec le libellé Clients.

Peut-on sortir les factures de la boîte de réception ?

Oui, avec un deuxième filtre, construit cette fois sur un mot plutôt que sur un expéditeur. Dans la barre de recherche, cliquez sur l'icône des réglages, à droite. Dans le champ « Contient les mots », tapez facture. Cliquez sur « Créer un filtre », choisissez le libellé Factures, et cochez en plus « Ignorer la boîte de réception ».

Les factures ne passent alors plus par votre boîte de réception. Elles vous attendent dans leur tiroir, et vous les traitez au moment que vous avez choisi.

Je ne le fais que pour les factures. Un mail de client, je veux le voir arriver. Un filtre qui cache trop de choses devient vite l'endroit où l'on oublie de répondre, alors gardez « Ignorer la boîte de réception » pour ce qui peut attendre.

Comment utiliser les modèles Gmail pour les réponses types ?

Les modèles de Gmail (les « templates » de la version anglaise) servent pour la réponse que vous retapez dix fois par semaine. Vous l'écrivez une seule fois, puis vous l'insérez en deux clics.

Ils sont désactivés au départ. Pour les activer :

• cliquez sur la roue crantée en haut à droite, puis sur « Voir tous les paramètres » ;
• ouvrez l'onglet « Paramètres avancés » ;
• à la ligne « Modèles », cochez « Activer » ;
• enregistrez les modifications en bas de la page.

Ouvrez ensuite un nouveau message et écrivez votre réponse. Par exemple : « Bonjour, merci pour votre demande de devis, je reviens vers vous sous 48 heures avec une offre. » Cliquez sur les trois points en bas de la fenêtre, puis sur « Modèles », puis sur « Enregistrer le brouillon comme modèle ». La prochaine fois, dans une réponse, même chemin : « Modèles », et vous choisissez votre texte. Vous le personnalisez si besoin avant d'envoyer.

Une astuce, à manier avec précaution : un filtre peut aussi envoyer un modèle tout seul, avec l'action « Envoyer le modèle ». Gardez-la pour un accusé de réception, jamais pour une vraie réponse. Un client qui pose une question précise et reçoit un texte automatique le remarque tout de suite.

Et si vous êtes sur Outlook ?

Les mêmes gestes existent sous d'autres noms. Les libellés deviennent des dossiers ou des catégories, les filtres s'appellent des règles, et les réponses types se trouvent dans « Mes modèles ».

Les intitulés de Gmail évoluent aussi de temps en temps. Si un menu ne porte plus exactement le nom indiqué ici, cherchez-le dans les paramètres : la fonction existe presque toujours sous un autre nom.

Que faire quand les filtres ne suffisent plus ?

Trois libellés, deux filtres et une réponse type : c'est la version que vous pouvez installer vous-même ce soir. Elle range bien ce qui est prévisible. Elle atteint sa limite avec le reste : le nouveau client dont Gmail ne connaît pas l'adresse, la facture dont l'objet ne contient pas le mot « facture », la demande qui mérite une vraie réponse.

À la fin de la vidéo, on montre ce qui tourne chez un de nos clients quand on va plus loin, boîte floutée. Toute la boîte est triée, au-delà de trois fournisseurs. Les factures partent toutes seules dans le bon dossier de son Drive. Une demande classique reçoit la réponse habituelle de l'entreprise, mot pour mot, tirée de ses propres modèles. Pour un mail qui sort de l'ordinaire, une IA prépare un brouillon, qui ne part pas seul : c'est le client qui le relit et qui l'envoie.

Ce tri automatique, branché sur la boîte mail que vous utilisez déjà, fait partie de ce que Vexo met en place. Le détail est sur notre page services, et l'article comment trier ses mails clients automatiquement va plus loin sur ce sujet.

Par où commencer ce soir ?

• Créez les trois libellés Clients, Fournisseurs et Factures, avec une couleur chacun.
• Créez un filtre par fournisseur principal, en cochant l'application aux conversations existantes.
• Créez le filtre « facture » avec « Ignorer la boîte de réception ».
• Activez les modèles et enregistrez votre réponse la plus fréquente.
• Dans une semaine, regardez ce qui arrive encore en vrac dans la boîte de réception : c'est la liste des prochains filtres à créer.

Si vous voulez savoir ce qui peut être automatisé dans votre propre boîte, réservez un audit gratuit et sans engagement : on regarde ensemble ce qui vous fait perdre du temps, et s'il n'y a rien à automatiser chez vous, on vous le dit. Les autres tutos de la série, sur les factures fournisseurs et sur le devis envoyé le jour même, sont sur notre chaîne YouTube.

Sylvain Doublet, fondateur de Vexo. Dix ans de conduite de travaux en plomberie et CVC avant d'automatiser la paperasse des entreprises. Mon parcours.