Relier Gmail, devis, agenda, WhatsApp et factures dans une PME

Il est 8 h 12 et la journée a déjà pris de l'avance sur vous. Trois mails de clients, deux appels manqués, un devis promis pour hier. Le problème n'est presque jamais le travail lui-même. C'est que la même information doit être recopiée d'un outil à l'autre, toute la journée, et que chaque recopie est une occasion d'oublier quelque chose.

Pourquoi la même information est-elle saisie cinq fois ?

Suivez une demande client dans une PME classique. Elle arrive par mail. Vous recopiez le nom, l'adresse et le besoin dans votre logiciel de devis. Une fois le devis accepté, vous notez le rendez-vous dans l'agenda, à la main. La veille, vous pensez (ou pas) à envoyer un message de rappel depuis votre téléphone. Et à la fin, vous refaites la facture en reprenant les lignes du devis.

Cinq outils, cinq saisies du même nom, de la même adresse, du même montant. Chacun de ces outils fait bien son travail. Ce qui manque, ce sont les liens entre eux. Et ce sont précisément ces liens qui coûtent du temps, des oublis et parfois des clients qui ne rappellent pas.

Que veut dire « relier ses outils », concrètement ?

Relier ses outils, c'est faire en sorte qu'une information saisie une fois circule toute seule vers les autres. Dans les faits, le chemin d'une demande ressemble à ceci :

• la demande arrive dans Gmail et la fiche client se crée avec ce qu'elle contient, sans recopie ;
• le devis se prépare à partir de cette fiche, vous le relisez et vous l'envoyez ;
• le devis accepté pose le rendez-vous dans votre agenda, avec l'adresse et le téléphone du client ;
• la veille, le rappel part tout seul, par mail, SMS ou WhatsApp ;
• la facture reprend les lignes du devis, et son paiement est rapproché quand il arrive.

Aucune de ces étapes n'est nouvelle pour vous. Elles existent déjà, elles sont simplement faites à la main, une par une, par la personne qui a le moins de temps dans l'entreprise : souvent le gérant.

Faut-il changer de logiciel pour relier ses outils ?

Non, et c'est souvent la première crainte. Gmail, Google Agenda, votre téléphone et votre logiciel de facturation savent presque tous échanger des informations entre eux. Le travail consiste à brancher ce qui existe, pas à tout remplacer. Quand une entreprise n'a pas encore de vrai logiciel de devis et de factures, on en installe un (Odoo, par exemple), mais on garde la boîte mail et l'agenda que tout le monde connaît déjà.

Changer d'outils impose de réapprendre. Relier ceux qu'on a, beaucoup moins : le lundi suivant, chacun ouvre les mêmes écrans qu'avant, sauf que certaines cases sont déjà remplies.

Par quel lien faut-il commencer ?

Par celui qui vous fait ressaisir le plus. Chez une PME de travaux publics du Sud, c'étaient les factures fournisseurs : elles arrivaient par mail et étaient retapées une à une dans la comptabilité. Elles y arrivent maintenant toutes seules, la gérante relit et valide. Chez un lieu de réception, c'était la demande de réservation : elle arrive désormais du site directement dans le logiciel de gestion, avec toutes les informations, prête à devenir un devis.

Dans les deux cas, on n'a pas tout relié d'un coup. On a pris le passage le plus pénible, on l'a fait tourner quelques semaines, puis on est passé au suivant. C'est plus lent sur le papier et beaucoup plus sûr dans la réalité.

Et WhatsApp, on peut vraiment l'intégrer ?

Oui, mais avec une nuance. À La Réunion, beaucoup de clients répondent plus vite sur WhatsApp que par mail, c'est donc un bon canal pour les rappels de rendez-vous. Pour qu'un message parte tout seul depuis le numéro de l'entreprise, il faut passer par l'offre professionnelle de WhatsApp, avec des messages types validés à l'avance. Pour un simple rappel la veille, un SMS fait souvent aussi bien, plus simplement. On choisit selon vos clients, pas selon la mode.

Qu'est-ce qui doit rester entre vos mains ?

Tout ce qui engage l'entreprise. Un devis part après votre relecture, pas avant. Un mail à un client mécontent, c'est vous qui l'écrivez. Une facture litigieuse, c'est vous qui tranchez. Relier ses outils sert à supprimer la recopie, pas à supprimer la décision.

C'est aussi pour cela que l'installation se termine par une formation : vous devez savoir ce qui se passe entre deux outils, et pouvoir l'arrêter ou le modifier sans appeler personne.

Par où commencer ?

• Notez pendant une semaine chaque fois que vous recopiez une information d'un outil à l'autre.
• Regardez lequel de ces passages revient le plus souvent, ou lequel vous fait le plus peur d'oublier.
• Commencez par celui-là, et seulement celui-là.
• Mesurez le temps avant et après, sinon vous ne saurez jamais si ça valait la peine.

Si vous voulez savoir ce que ça donnerait chez vous, le détail de ce que je mets en place est sur la page services. Pour un ordre de prix avant d'en parler, l'estimateur en ligne vous envoie une fourchette par mail. Et le diagnostic, lui, est gratuit.

Sylvain Doublet, fondateur de Vexo. Dix ans de conduite de travaux à La Réunion avant de relier les outils des PME. Mon parcours.