Faire un devis sur Google Sheets et l'envoyer le jour même avec Gmail

Visite chez le client ce matin. Le soir, le devis n'est toujours pas parti : il faut retrouver un ancien fichier, relire les mesures griffonnées sur un bout de papier et rédiger le mail d'accompagnement. Trois jours plus tard, le client a reçu l'offre d'un concurrent.

Pour envoyer un devis le jour même, un logiciel spécialisé n'est pas nécessaire. Trois gestes gratuits suffisent : un devis modèle tout prêt dans Google Sheets, des notes dictées au téléphone juste après la visite, et un mail déjà rédigé dans Gmail. C'est l'épisode 3 de notre série vidéo « Je vous montre ». La vidéo ci-dessus montre chaque étape, en voici le détail par écrit.

Comment faire un devis sur Google Sheets ?

En préparant une fois pour toutes un devis modèle, que vous ne remplirez jamais directement. Ouvrez un nouveau fichier Google Sheets et nommez-le « Devis modèle ». En haut, placez vos informations fixes :

• votre logo (menu Insertion, puis Image) ;
• le nom de l'entreprise, l'adresse mail et le téléphone ;
• une ligne « Devis pour : » à compléter avec le nom du client.

En dessous, un tableau à quatre colonnes : Ligne, Qté, Montant, Total. Remplissez les lignes que vous facturez le plus souvent, avec leur montant unitaire. Dans la vidéo, la démonstration utilise une entreprise fictive et trois lignes : déplacement, main d'œuvre, fournitures.

Comment faire calculer le total automatiquement ?

Avec une formule par ligne. Si la quantité est en colonne B et le montant unitaire en colonne C, tapez dans la cellule Total de la première ligne : =B7*C7 (pour la ligne 7). Tirez ensuite le petit carré en bas à droite de la cellule vers le bas : la formule se recopie sur les lignes suivantes et s'adapte à chacune.

Pour le total général, ajoutez une ligne « Total HT » avec =SOMME(D7:D9), en ajustant la plage à vos lignes (=SUM si votre tableur est réglé en anglais). Si vous facturez de la TVA, ajoutez une ligne pour la TVA au taux qui s'applique à votre activité, puis une ligne pour le total TTC.

Profitez-en pour vérifier une fois les mentions obligatoires d'un devis dans votre métier, et ajoutez-les au modèle. Vous n'aurez plus à y penser. Et quand vous changez une quantité, tout se recalcule.

Pourquoi ne jamais repartir de zéro ?

Chaque devis tapé à neuf est une occasion d'oublier une ligne ou de se tromper de montant. Pour un nouveau client, n'écrasez jamais le modèle : menu Fichier, « Créer une copie », vous donnez le nom du client au nouveau fichier, et il ne reste que les quantités à changer.

Rangez ces copies dans un dossier « Devis » de votre Drive, avec un sous-dossier par année si vous en faites beaucoup. Le devis d'un client se retrouve alors en quelques secondes, même six mois plus tard, avec la recherche de Drive.

Comment ne rien oublier de la visite ?

Le devis se remplit vite. Ce qui manque le soir, ce sont les détails de la visite : une mesure, une référence, une demande glissée par le client en fin de rendez-vous.

La réponse tient dans votre poche. Dès que vous remontez dans la voiture, avant de démarrer, ouvrez une note sur votre téléphone et touchez le micro du clavier. Sur Android, avec le clavier Gboard, l'icône du micro est en haut du clavier ; sur iPhone, le clavier a aussi sa touche micro. Dites ce que vous avez vu : les mesures, le matériel, ce que le client a demandé. Le téléphone écrit à votre place.

Le soir, vous ouvrez la note et vous recopiez les quantités dans la copie du devis, sans rien oublier.

Comment envoyer le devis avec un mail déjà rédigé ?

Avec les modèles de Gmail, déjà vus dans l'épisode 1. Si vous ne les avez pas encore activés : roue crantée, « Voir tous les paramètres », onglet « Paramètres avancés », ligne « Modèles », « Activer », puis enregistrez en bas de la page.

Écrivez une seule fois votre message d'accompagnement. Celui de la vidéo tient en trois lignes : « Bonjour, suite à notre visite de ce matin, voici notre proposition. Je reste à votre disposition. Bonne journée. » Cliquez ensuite sur les trois points en bas de la fenêtre, puis « Modèles », puis « Enregistrer le brouillon comme modèle ».

Le jour du devis :

• dans Google Sheets, menu Fichier, « Télécharger », puis « Document PDF » ;
• dans Gmail, « Nouveau message », les trois points, « Modèles », et votre texte arrive ;
• vous joignez le PDF, vous vérifiez le nom du client et l'objet, vous envoyez.

Que se passe-t-il quand on va plus loin ?

La méthode ci-dessus est celle que vous pouvez installer vous-même, gratuitement. À la fin de la vidéo, on montre ce qui tourne chez un de nos clients, données floutées.

Son assistant, une IA, prépare le devis directement dans son logiciel de gestion, à partir de son catalogue d'articles. Il vérifie une liste de points de contrôle, puis il présente le résultat. C'est le client qui relit, et c'est lui qui décide de l'envoyer. Rien ne part tout seul.

Ce genre d'assistant s'installe sur les outils que vous utilisez déjà, sans changer de logiciel. Le détail de ce que Vexo met en place est sur la page services, et l'article automatiser ses devis quand on est artisan ou TPE décrit la démarche pas à pas. Pour une première fourchette sur votre propre projet, l'estimateur en ligne la donne en quelques questions.

Par où commencer ?

• Créez votre « Devis modèle » dans Google Sheets, avec vos lignes habituelles et les formules de total.
• Pour chaque nouveau client : Fichier, « Créer une copie », jamais l'original.
• Après chaque visite, dictez vos notes avant de démarrer la voiture.
• Enregistrez votre message d'accompagnement comme modèle Gmail.
• Le soir même : copie remplie, PDF téléchargé, modèle inséré, devis envoyé.

Pour savoir ce qui peut être automatisé dans votre façon de faire les devis, réservez un audit gratuit et sans engagement. S'il n'y a rien à automatiser chez vous, on vous le dit. Les épisodes 1 et 2 de la série, sur le rangement de la boîte mail et des factures fournisseurs, sont sur notre chaîne YouTube.

Sylvain Doublet, fondateur de Vexo. Dix ans de conduite de travaux en plomberie et CVC avant d'automatiser la paperasse des entreprises. Mon parcours.