Un assistant IA qui connaît votre entreprise : mon second cerveau, de l'intérieur

Vous ouvrez une conversation avec ChatGPT ou Claude, et il faut tout reprendre. Qui vous êtes, ce que vous vendez, comment vous travaillez, ce qu'il ne faut surtout pas faire. Et la semaine suivante, il refait l'erreur que vous lui aviez déjà signalée.

C'est le défaut le plus courant des assistants IA en entreprise, et c'est celui qui décourage le plus vite. Il existe une réponse simple, qu'on appelle en ce moment le « second cerveau ». On la voit passer en vidéos et en formations payantes. Je m'en sers tous les jours pour faire tourner Vexo depuis août, alors voici ce qu'il y a dedans, sans emballage.

Qu'est-ce qu'un « second cerveau » pour une IA ?

C'est un dossier de notes que l'assistant lit avant de travailler. Rien de plus mystérieux. Chaque note, que j'appelle une fiche, parle d'un sujet : un client, une règle, une procédure, un outil. Les fiches renvoient les unes aux autres, comme les pages d'un classeur bien tenu.

Au début de chaque session, l'assistant charge d'office deux documents : mon profil (ce que je fais, mes objectifs, ma façon de travailler) et un journal de ce qui s'est passé ces derniers jours. Ensuite, selon la demande, il va chercher les fiches utiles. Si je lui parle d'un devis, il lit la fiche de mes prix. Si je lui parle d'un client, il lit la sienne.

L'outil que j'utilise s'appelle Claude Code, un assistant IA qui peut lire et écrire des fichiers sur mon ordinateur. Mais le principe marche avec d'autres outils : ce qui compte, c'est que les notes existent et qu'elles soient tenues à jour.

Que contient le mien, concrètement ?

Je les ai comptés aujourd'hui :

• 359 fiches en tout, écrites depuis le 10 août ;
• 234 d'entre elles sont reliées par 531 liens : la fiche d'un client renvoie à ses devis, la fiche des prix renvoie à la méthode de calcul ;
• 94 consignes, presque toutes nées d'une correction ;
• une centaine de recettes techniques, c'est-à-dire la marche à suivre pour une manipulation qui a déjà réussi une fois ;
• 60 parcours web : comment se connecter à tel site, où cliquer, quel piège éviter.

Aucune de ces fiches n'a été écrite d'un coup. Elles se sont accumulées au fil du travail, souvent une par jour, parfois cinq. C'est ce qu'on dit rarement : un second cerveau ne s'installe pas en un week-end, il se remplit en travaillant.

Comment l'IA évite-t-elle de refaire les mêmes erreurs ?

En gardant une trace écrite de chaque correction, et en la relisant.

Un exemple réel. Mon assistant lit mes boîtes mail et me signale ce qui attend une réponse. Cinq fois, il m'a annoncé qu'un mail était resté sans réponse alors que j'avais déjà répondu moi-même, entre deux sessions. À la cinquième, la règle est entrée dans ses consignes : avant de dire qu'un mail attend, il cherche dans mes messages envoyés. Depuis, il ne l'a plus refait.

Sans fiche, cette correction aurait disparu à la fin de la conversation. Avec la fiche, elle s'applique à toutes les suivantes. C'est exactement ce qui se passe quand un salarié note une erreur dans le classeur de procédures pour que le suivant ne la refasse pas, sauf que l'assistant relit le classeur à chaque fois.

Que fait-il tout seul, et qu'est-ce qui attend mon accord ?

Le second cerveau sert aussi aux tâches qui tournent sans moi. Plus de quarante tâches planifiées s'exécutent sur mon ordinateur à heure fixe. Parmi elles :

• la prospection, du lundi au vendredi à 7 h 30, puis le suivi des réponses à 14 h ;
• la veille des marchés publics, chaque matin de semaine, sur les sites officiels d'appels d'offres ;
• la rédaction du contenu de la semaine, le lundi ;
• la compta mensuelle de mon autre activité ;
• un audit de tous les outils le vendredi soir, qui cherche ce qui risque de tomber en panne.

Tout ne part pas seul pour autant. Les réponses aux prospects, les posts, les publicités et les déclarations attendent mon accord dans un tableau de bord en ligne. Je relis, je clique, ça part.

Dernier exemple, celui qui m'a le plus servi. L'assistant calcule le temps que je passe sur chaque client à partir de nos sessions de travail, pauses exclues, et l'envoie chaque soir dans mon logiciel de gestion. C'est ce compteur qui m'a montré que ma première mission m'avait coûté 1 823 € de temps pour 950 € facturés. Sans lui, j'aurais continué à vendre au même prix.

Est-ce utile dans une PME qui n'a pas d'informaticien ?

Oui, et c'est sans doute là qu'il sert le plus, parce que le savoir y est fragile. Dans une PME, la façon de monter un devis, les tarifs négociés avec un fournisseur, le client qui paie toujours en retard ou la personne à appeler quand l'imprimante lâche, tout cela vit dans une ou deux têtes.

Un second cerveau d'entreprise met ces informations par écrit, à un endroit où l'assistant les relit. Ce que ça change :

• on ne réexplique plus l'entreprise à l'IA à chaque conversation ;
• une erreur corrigée une fois reste corrigée ;
• une nouvelle recrue (humaine) trouve les mêmes fiches.

Deux précautions, que je prends aussi chez moi. Les mots de passe et les données sensibles ne vont jamais dans les fiches, ils sont rangés à part. Et ce qui engage l'entreprise auprès d'un client reste validé par une personne. L'assistant prépare, quelqu'un décide.

Par où commencer ?

• Notez pendant deux semaines tout ce que vous avez dû réexpliquer à un assistant IA, ou à un collègue.
• Écrivez une première fiche « qui sommes-nous » : activité, clients types, façon de travailler, ce qu'on refuse de faire.
• À chaque erreur de l'assistant, écrivez la règle qui l'aurait évitée, en une phrase.
• Rangez les fiches dans un seul dossier, et demandez à l'assistant de le lire au début de chaque session.
• Au bout d'un mois, relisez : fusionnez ce qui se répète, supprimez ce qui est faux.

Si vous préférez qu'on le monte ensemble pour votre entreprise, avec vos procédures, vos outils et les tâches qui peuvent tourner seules, le détail de ce que je mets en place est sur la page services. Pour en parler, un échange de 20 minutes suffit, il est gratuit et sans engagement.

Sylvain Doublet, fondateur de Vexo. Dix ans de conduite de travaux en plomberie et CVC à La Réunion avant d'automatiser la paperasse des PME. Mon parcours.